Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word2003 (Phần 1)


Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word2003
(24h) - Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm… mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng.


Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.
Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong MS WORD (trước đây trên XHTTOnline đã có bài viết hướng dẫn thao tác này trên phiên bản WORD2000, tuy nhiên rất nhiều bạn đọc gởi thư về thông báo không thực hiện được thao tác như bài viết hướng dẫn trên phiên bản WORD2003 và yêu cầu viết lại bài viết chi tiết trên phiên bản này).
Gợi ý thao tác: (bài viết này thực hiện trên MS Office2003 như yêu cầu của nhiều bạn đọc)
1. Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danh sách cơ sở dữ liệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trên WORD cũng được).
2. Mở mới một Document WORD trắng, kích hoạt thanh công cụ Mail Merge.
3. Nhấp chọn nút công cụ Main document setup, xem hình 1.

Hình 1
4. Chọn chức năng tạo nhãn Labels trên hộp thoại Main Document Type, xem hình 2.

Hình 2
5. Trên hộp thoại Label Options nhấp chọn tên một kiểu nhãn phù hợp trong khung Product number, xem hình 3.

Hình 3
6. Nhấp nút New Label để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫu vừa mới chọn: lần lượt điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độ rộng, chiều cao cho phù hợp với khổ giấy A4 (chọn ở mục Paper Size) tương ứng, lưu ý đến hai thông số quan trọng: Number across (số nhãn thể hiện theo cột), Number down (số nhãn thể hiện theo hàng), đặt tên cho mẫu label mới vào dòng Label name xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình 4.

Hình 4
* Hướng dẫn thêm: Ví dụ ở đây tôi muốn trên cùng một trang giấy A4 (khổ đứng) sẽ in ra được 2 phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì sẽ thiết lập number across (1) và number down (2), tương tự như vậy bạn có thể tùy biến thoải mái các thông số này nếu muốn in ra nhiều phiếu hơn trên cùng một mặt giấy.
7. Trở về hộp thoại Label Options bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OK để bắt đầu quá trình trộn thư, xem lại hình 3.
8.Lúc này trên trang WORD trắng sẽ có một khung bảng (kiểu một cột, hai dòng) đúng như thiết kế ở bước 6, bạn lần lượt sao chép phần nội dung tập tin Main chính đã chuẩn bị (ở bước 1) vào hai khung trống này, xem hình 5.

Hình 5
9. Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách EXCEL cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, xem hình 6.



Chúc các bạn thành công!!!