IndexTrợ giúpTìm kiếmThành viênNhómĐăng kýĐăng Nhập
Chào mừng các bạn đến với diễn đàn*** http://dlthanh.forumvi.com *** Hy vọng rằng diễn đàn sẽ mang lại những giây phút vui vẻ và bổ ích cho các bạn ***Regards***
Hi 5 . . .

Share|
[ Tiêu đề ]

Những phím tắt cần biết trong windows

Xem chủ đề cũ hơn Xem chủ đề mới hơn Go down
Tác giảThông điệp

donka


//dondonitt

Tổng số bài gửi : 143
Points : 425
Reputation : 25
Join date : 06/06/2011

Bài gửiTiêu đề: Những phím tắt cần biết trong windows Thu Jun 09, 2011 8:43 am



Những phím tắt cần phải biết

Tôi sưu tầm một số thủ thuật tin học văn phòng gửi các bạn tham khảo. Hi
vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc hàng ngày.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn


Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào
văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special
character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã
được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các
ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán
sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng
mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần
thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
-
Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new
shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt
cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
-
Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt
trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt
mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích
trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay
khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người
nào cũng biết:
Microsoft Office:
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với
chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần
mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. - Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc
2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm
này cung cấp cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào:
Trình đơn Start Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start
Microsoft Office Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft
Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office
Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi
bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có
một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ
được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính năng mới
của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn
sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor
trong các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu
ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ
cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này
tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và
WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng
các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.
Giao diện của công
cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế
độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục
có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut
đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho
mình tại đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục
chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động
bằng cách vào File Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử
dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ
đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào
Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào
File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi
sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt,
xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu
ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng
nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thoát khỏi chương
trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn
Edit Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy
quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các
văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document
Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản bạn
hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng
cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau
đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit Selected Preset để
thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập
riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một
shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu
cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi
hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ
thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận
dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng
Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được
quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to
Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận
dạng lại bằng cách Tools Recognize Text Using OCR).
MS Document
Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft
Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định
dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất
nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung
lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ
có 333KB. Microsoft Clip Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí và
sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp
bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online.
Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File Add Clips To
Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi
ứng dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại
toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát
nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng
với các bộ MS Office trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng
dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn
ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho
các ứng dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt
Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin
Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia
sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi
cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định
chương trình này được lưu tại thư mục sau C:Program FilesCommon
FilesMicrosoft SharedSnapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web
của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối
hữu ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói,
hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu
quả hơn.

Thủ thuật với Microsoft Office

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện
dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm
ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được
biết đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không
được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được
giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel,
Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử
dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng
tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận
hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa
(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản
của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím
Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau
là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên
ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như
chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có
bạn có thể vào Tool Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của
công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu
tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con
trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô
(cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn
hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn
đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp
dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong
ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ
thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có
thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có
Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống
dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags Smart
Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là
những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập
tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags.
Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi
chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích
hoạt.Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình
giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match
Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định
dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng
của đoạn dữ liệu vừa dán).

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản
thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn
bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong
danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools
Options General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số
lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu
dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy
sử dụng cách sau đây. Bạn vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể
nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn
Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn
Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn
Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh
công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ
riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ
Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn
gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu
tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách
sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work Add to
work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập
đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh
sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím
dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu
trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và
nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để
yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng
lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn
như sau C:Program FilesMicrosoft Office và nằm trong thư mục Office
10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn
hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn
Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực
tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font
chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa
lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste
Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn,
bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste Special. Trong cửa sổ Paste
Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn
đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh
mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ
phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại
vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này
Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi
khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách
sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng
dụng WordPad (Start All Programs Accessories) mở văn bản đó ra trước và
lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ
việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ
bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng
lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một
cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn
Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới
(_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu
bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong
Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi
trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View Toolbars
Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ
(toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ
hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn
Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool
Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái
lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công
cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép
tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép
tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền
chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm
tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này
chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản
tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền
phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Spelling &
Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type
và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó
chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu
bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools AutoCorrect Options và chuyển sang
mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong
những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track
changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào
View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó
cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có
Status bar thì bạn hãy vào Tools Options chuyển sang mục View. Trong mục
này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản
của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ
chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go
to.Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK –
EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó
lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi
là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà
bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà
chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật
tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự
liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp
bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là
tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh
sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText
bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter
autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext
nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

Microsoft Word Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác
nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau
đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện
dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay
đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào
Tool Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã
không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi
thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach
changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều
phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao
cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa
sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng
này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản
của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào
mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của
bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác
sửa đổi văn bản của bạn. Bạn vào Tools Protect Document để có thêm
tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3
lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác
vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi
lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho
phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét
gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn
chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần
văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu
và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.Bạn vào Tools Options rồi chuyển
sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần
thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định
thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ
đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì
đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ
thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào
Format Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font
chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của
cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes
là xong.
Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế,
nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào
Table Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel,
ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng
bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhậtkết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi
ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng,
bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến
chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là
một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự
dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này
theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho
bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên
(superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường
xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”.
Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ
đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh
xem trước Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích
trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo
một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn
bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền
các thông tin cần thiết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưuvăn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưuthành định dạng template bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào
Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào
File New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn
chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào
mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước
của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây
tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ
cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê
theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh
sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện
tên những văn bản này bằng cách sau đây. vào Tools Options và chuyển
sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file
list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần
thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách
này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích
nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một
số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong
ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên
1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3
về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện
thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$
Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu
phẩy Alt- Enter Xuống dòng trong một ô

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ
phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi
hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải
bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ
phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không
liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một.
Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công
việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím
Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang.
Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào
những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô
mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Microsoft Excel

Một trang - Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi
khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách
rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File
Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng. Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh
xem trước (Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các
biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File Print sau đó chọn
nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang
mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong
phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu
đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các
thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn
đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này
cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp
tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:
Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom
Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer
bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên
phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào
biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở
vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã
thành công. Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu.
Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông
tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó
không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ
hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc
bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị
nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một
loạt ô, một hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước
tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin
sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi
nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt
thêm chú thích cho các ô – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ
có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.
Trong cửa sổ Data
Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ
ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính
năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu
bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào
đó.
Tuỳ biến danh sách Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một
loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách
tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến
danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ
hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải
bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng
trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn
đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn
các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ
bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con
trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu
cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn
điền nối các giá trị còn lại
Microsoft Excel Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số
trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước
mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn
hãy nhập vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột
vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu
=A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn
cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều
chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng
tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định
nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công
thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là
xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể
tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham
chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này
đã được giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ
biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data List Create List và lựa
chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu
đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong
danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật
thêm giá trị.
Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào
trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng
nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ
giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy
trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập
vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được
kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn
vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công
thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho
bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng
tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần thiết
để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và
cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format Row Hide hay Format Column Hide. Để
hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format Row
Undide hay Format Column Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính
Excel
cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể
bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn
người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo
vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security. Bạn
nhập mật khẩu vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường
“Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được
bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính
của bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.
Trước
tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect
Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” –
đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được
bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn
cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên
Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay
đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính
năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây
là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ
những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên
vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user
trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy
bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật
khẩu.
Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn
bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính
của bạn.
Tính năng Tool Protection Protect and Share workbook giúp
bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực
hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để
ghi lại và thông báo cho bạn biết.

Ngay mặt cười phải là Ctrl-Shift-$

Mình còn vài cái nữa nè:

Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab

Trong excel:
Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ô có data hoặc không có data: Ctrl-mũi tên lên (xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả,
nhập dữ liệu vào rồi Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ
thêm một ứng dụng thôi)
Muốn chèn thêm dòng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là alt->insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dòng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xoá cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi nhấn alt
Muốn về đầu dòng: Home
Muốn về ô A1: Ctrl-home.
Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+
Muốn
xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía
dưới cửa sổ excel, chọn công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả
những ô mà mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với chữ ready sẽ thấy
kết quả
Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula
bar, sẽ xuất hiện bảng tính: insert fuction. Bạn có thể tuỳ chọn công
thức trong ô: select a category. Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong,
chọn "help on this fuction". Excel sẽ chi tiết cách trình bày và ví dụ
điển hình.

Trong Word:
Qua trái, phải một chữ:
ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end Chọn một
dòng: cho con trỏ về đầu dòng, shift-end. Hoặc cho con trỏ cuối dòng:
shift-home. Lên đầu một đoạn: ctrl-mũi tên lên, hoặc xuống. Không phải
bác "Terry" nhưng cũng muốn chia sẻ một số kinh nghiệm đã từng trải
trong quá trình học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và trở thành "cao
thủ" như bạn mong mỏi và giải quyết được phần nhiều các yêu cầu của
những "bài toán" bằng Excel việc đầu tiên bạn phải nắm thật vững :các
kiến thức cơ bản về cell, địa chỉ cell: tương đối, tuyệt đối, nắm vững
cách sử dụng ,cấu trúc,tham số của các hàm thường dùng trong quá trình
tính toán.lập bản biểu trong Excel như :SUM,
VLOOKUP,HLOOKUP,IF,DSUM,COUNT,COUNTIF...v.v Đây là những công cụ giúp
các bạn có thể thực hiện được những báo cáo bảng biểu kế toán, thống kê
v.v thông qua chương trình Excel. Nâng cao một chút, bạn có thể học sâu
về cách tạo những Marco tự động hoặc viết Marco bằng VB tích hợp sẵn
trong Excel để làm những công việc lặp lại phức tạp. Ngoài ra muốn
"giỏi" cần trang bị một số kiến thức ngoài Excel như: về tính toán,lập
báo biểu kế toán, thống kê, thành thạo các chức năng cơ bản ứng dụng
trong việc quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ và vừa, một ít kiến thức về tổng
hợp,phân tích và lập biểu đồ.

Chúc các bạn vui vẻ!!!!

(Sưu tầm)


_________________
dlthanh.forumvi.com

Hãy cảm ơn bài viết của donka bằng cách bấm vào "" ở bên dưới nhé!!!

Về Đầu Trang Go down

Xem lý lịch thành viên http://dlthanh.forumvi.com

[Tiêu đề]

Những phím tắt cần biết trong windows

Xem chủ đề cũ hơn Xem chủ đề mới hơn Về Đầu Trang
Trang 1 trong tổng số 1 trang

Permissions in this forum:Bạn không có quyền trả lời bài viết
 :: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN :: Tin Học Văn Phòng-

Diễn Đàn Group Share Công Nghệ Thông Tin - dlthanh.forumvi.com
Copyright © 2011 DLTHANH, Inc. All rights reserved

Free forum | © phpBB | Free forum support | Liên hệ | Report an abuse | www.sosblogs.com